DMS-Praxis: Die Tiefe der Akten

Da sitzt ihr nun. Das DMS ist eingeführt, die Migration ist überstanden, und was macht die Verwaltung? Sie baut sich einen Aktenschrank. Nur eben digital. Ordner in Ordnern in Ordnern, Unterordner in Unterordnern, und ganz unten – nach sieben Klicks, tief im Verzeichnisbaum vergraben – liegt die Akte.

Und dann kommt das A-Z-Register.

Das A-Z-Register: Ein Relikt am falschen Ort

Ihr kennt das: Eine Personalakte soll angelegt werden. Oder eine Händlerakte, eine Vereinsakte, was auch immer. Die Akte trägt einen Namen – Mustermann, Max. Der Name ist das Aktenzeichen, das Datum der Anlage dazu, fertig ist eine eindeutige, auffindbare Akte.

Trotzdem passiert es regelmäßig: Es wird zusätzlich ein alphabetisches Register angelegt. Ordner „M“ – nein, Moment, erst Ordner „A-Z“, darin Ordner „M“, darin Unterordner „Mustermann“, darin „Max“, darin die Akte. Aus Gewohnheit. Weil man das aus der Verzeichnisstruktur so gewohnt ist. Weil der papierene Aktenschrank es jahrzehntelang so verlangt hat.

Und hier kommt der rebel(l)ische Einwand: Im Aktenschrank war das A-Z-Register eine Suchtechnik. Im DMS ist es eine Suchtechnik ohne Suchproblem.

Der Schrank konnte nicht suchen. Wenn du 4.000 Händlerakten physisch sortieren willst, brauchst du zwingend eine Ordnung, an der entlang jemand mit den Fingern laufen kann. Alphabetisch, gut. Es gab schlicht keine Alternative.

Das DMS kann suchen. Es ist sogar sein Kerngeschäft. Eine Volltextsuche, eine Metadatensuche, eine Filterung nach Aktenzeichen, Name, Datum, Sachbearbeitenden – alles da, alles schneller als jeder Gang zum Schrank. Wer in einem DMS ein A-Z-Register anlegt, baut einen Steigbügel für ein Pferd, das längst ein Auto ist.

Navigieren war gestern. Suchen ist heute.

Das ist der eigentliche Punkt, und er ist größer als das A-Z-Register allein:

In einem DMS navigiert man nicht. Man sucht.

Ihr öffnet eure Akte nicht, indem ihr einen Pfad entlangklickt. Ihr tippt „Mustermann“ in die Suche, ihr klickt auf die Akte, fertig. Genau wie ihr auch im Alltag arbeitet: Niemand durchforstet die Ordnerstruktur seiner Festplatte, um das eine Word-Dokument zu finden – ihr nutzt die Suche. Die Zeit der Navigation durch Verzeichnisbäume ist vorbei, und das ist kein Verlust, sondern eine Befreiung.

Jede zusätzliche Hierarchieebene, die ihr anlegt, bringt euch deshalb genau null Mehrwert – aber sehr realen Aufwand:

• Pflegeaufwand: Registersplits („Sch-Me bis Sch-Z“), Umstrukturierungen bei Namensänderungen, Diskussionsrunden über die „richtige“ Ebene.
• Fehlerquelle: Die Akte liegt im falschen Buchstaben. Passiert. Immer. Und weil der Pfad plötzlich „falsch“ ist, wird ein Suchergebnis angezweifelt, das längst korrekt war.
• Denkfehler bei der Migration: Wer alte Strukturen 1:1 übernimmt, übernimmt die Zwänge des Papiers in ein System, das diese Zwänge nicht hat.
• Scheinsicherheit: Eine tiefe Struktur fühlt sich ordentlich an. Aber Ordnung entsteht im DMS durch Metadaten und Aktenzeichen, nicht durch Verschachtelung.

Was stattdessen? Tiefe ja – aber die richtige.

Jetzt nicht falsch verstehen: Das ist keine Einladung zum Akten-Chaos. Die Gliederung der Akten selbst – das Aktenplanwerk, die Systematik, das Aktenzeichen, die Ordnung innerhalb der eigentlichen Akte – muss vernünftig und sinnvoll sein. Das versteht sich von selbst, und genau da gehört eure Energie hin:

• Ein sauberes Aktenzeichen als tragende Struktur. Das ist die eine, verbindliche Ordnung.
• Eine klare Aktenplan-Gliederung auf den oberen Ebenen, orientiert an eurem Geschäftsverteilungsplan – aber Schluss dort, wo der Name beginnt.
• Gute Metadaten statt Ordnerfriedhöfe: Name, Aktenzeichen, Datum, Aktenbetreff, Sachgebiet. Suchbar. Filterbar. Damit arbeite ich.
• Die Person im Aktenzeichen, nicht im Pfad: Mustermann, Max lebt als Datensatz, als eindeutiges Aktenzeichen. Nicht als vierter Ordner in einer Alphabettreppe.

Die Faustregel, die ich mir auf den Monitor kleben würde:

Gliedere so tief wie nötig, nicht so tief wie gewohnt. Wenn die Hierarchie etwas abbildet, das die Suche sowieso schon findet, ist sie zu tief.

Status statt Umzug: Vom Verschieben zum Umschalten

Der Gedanke geht übrigens noch weiter – und das ist der Teil, an dem sich die Geister scheiden.

In vielen Ämtern gibt es Aktenordner nach Lebenszyklus: „Unterkunft – aktuell“, „Unterkunft – aufgegeben“. „Vorgänge in Bearbeitung“, „erledigt“. Die Akte wechselt den Ordner, je nachdem, wo sie steht. Klingt vertraut. Ist auch wieder Pfad-Denken.

Denn: Ein Status ist kein Ort. Ein Status ist ein Attribut der Akte.

• Zustände ändern sich – die Akte bleibt dieselbe. Die Unterkunft wird aufgegeben, der Vorgang wird abgeschlossen. Die Akte selbst hat sich nicht verschoben, sie ist nur in eine andere Phase ihres Lebens getreten. Warum sollte sie dafür umziehen?
• Verschieben vernichtet Wiederfindbarkeit. Wer die Akte zuletzt unter „aktuell“ gesehen hat, sucht dort wieder – und findet sie nicht mehr, weil sie inzwischen im Ordner „aufgegeben“ liegt. Ein Suchergebnis dagegen bleibt stabil, egal wie oft der Status wechselt.
• Status im Pfad heißt Umbauarbeit bei jedem Übergang. Verschieben, neu einsortieren, Rechte prüfen, dabei Versehensverschiebungen korrigieren. Ein Statusfeld kennt dieses Problem nicht: Umschalten, fertig.
• Auswertung wird trivial. „Zeig mir alle aufgegebenen Unterkünfte aus 2025“ ist eine Metadatenabfrage – oder ein Klick auf einen Filter. Mit Ordnerlogik wird daraus Handarbeit.

Also: Status als Metadatenfeld – „aktiv“, „aufgegeben“, „erledigt“, oder was auch immer euer Prozess hergibt – und die Akte bleibt genau da, wo sie hingehört: im Aktenzeichen. Der Lebenszyklus ist dann etwas, das die Akte über sich selbst aussagt, nicht etwas, das ihr angetan wird.

Der Aktenworkshop: Bevor der erste Ordner entsteht

Und jetzt der wichtigste Satz dieses Textes: All das bespricht und entscheidet man am besten in einem Aktenworkshop – vor der eigentlichen Einführung des DMS.

Warum vorher? Weil Struktur, einmal angelegt, ein Eigenleben entwickelt. Die ersten Ordner, die jemand im frischen DMS anlegt, werden zum Vorbild. Kopiert, weiter gebaut, verewigt. Wer erst einführt und dann über Ordnung nachdenkt, diskutiert hinterher über Gewachsenes – und über Gewachsenes zu streiten ist das Zermürbendste, das eine Verwaltung kennt.

Der Aktenworkshop ist der Moment, in dem diese Fallen noch günstig zu umgehen sind:

• Aktenplan festzurren: Wie tief gegliedert wird, wo Schluss ist, was das Aktenzeichen leistet – entscheiden, solange alles noch Theorie ist und niemand seine Ordner verteidigen muss.
• Metadaten definieren: Welche Felder braucht ihr wirklich? Name, Status, Datum, Sachgebiet – wer sucht, wonach sucht er? Lieber einmal sauber durchdenken als hundertmal improvisieren.
• Statuswerte vereinbaren: „Aktiv“, „aufgegeben“, „erledigt“ – und was der Wechsel bedeutet. Ein Statusfeld ohne definierte Werte ist nur ein anderer Name für Chaos.
• Gewohnheiten offen benennen: Genau hier gehört das ehrliche Gespräch hin: „Wir machen das A-Z-Register, weil wir es immer so gemacht haben – ist das ein Grund?“ Wenn die Antwort nein ist, dann wenigstens bevor tausend Akten im falschen Muster liegen.
• Am migrierten Bestand lernen: In so einem Workshop mit echten Beispielen aus der eigenen Verwaltung zu arbeiten – ein paar typische Vorgänge aus allen beteiligten Fachbereichen –, macht die Diskussion konkret statt abstrakt.

Ein guter Aktenworkshop spart Monate an Aufräumarbeit. Ein schlechter – oder gar keiner – produziert genau die Registersplits und Ordnerwelten, die ich oben beschrieben habe. Struktur ist billig, solange sie noch auf dem Flipchart ist. Im System, mit 40.000 Akten, hat sie plötzlich einen Preis.

Der Blick über den Tellerrand

Und ein Gedanke für die Zukunft, der gerne unterschlagen wird: Wer heute Registersysteme nachbaut, macht sein eigenes Leben schwer – und das zukünftiger Mitarbeitender ebenso. Die Digitalisierung der Verwaltung ist nicht die Aufgabe, Papier in Pixel zu verwandeln. Sie ist die Chance, Strukturen zu überdenken, die nur existieren, weil Papier sie erzwungen hat.

Das A-Z-Register ist so eine Struktur. Es war nie Selbstzweck. Es war Notbehelf. Im DMS dürft ihr ihn begraben.

Also: Runter vom Pfad. Rauf zur Suche. Eure Akten – und eure Nerven – werden es euch danken.

Wie sieht’s bei euch aus – Registersplits, Ordnerwelten, Sieben-Ebenen-Hierarchien? Ich bin sicher nicht der Einzige, der davon Geschichten erzählen kann.