Ein digitales Archiv ist eine systematische, elektronische Sammlung von Dokumenten, die langfristig aufbewahrt, verwaltet und bereitgestellt werden. In Kommunalarchiven spielen sie eine zentrale Rolle für die Sicherung von Verwaltungsakten, historischen Dokumenten und weiteren kommunalen Unterlagen. Hier sind die wichtigsten Aspekte:
1. Grundprinzipien eines digitalen Archivs
- Langfristige Aufbewahrung: Kommunale Akten müssen teilweise über Jahrhunderte gesichert werden.
- Authentizität & Integrität: Dokumente dürfen nicht nachträglich verändert oder unautorisiert gelöscht werden.
- Auffindbarkeit: Metadaten ermöglichen eine effiziente Recherche.
- Zugänglichkeit: Behörden, Wissenschaft und Bürger sollen Dokumente nutzen können.
- Rechtliche Vorgaben: Kommunalarchive unterliegen Archivgesetzen und Datenschutzbestimmungen.
2. Wichtige Bestandteile
Ein digitales Archiv besteht aus mehreren zentralen Komponenten:
- Digitale Speichersysteme: Server, Cloud-Lösungen oder Bandarchive.
- Archivsoftware: Verwaltungssysteme wie ActaPro, Augias, oder Open-Source-Lösungen wie Archivematica.
- Digitalisierungsstrategie: Umgang mit physischen Akten (Scannen, OCR-Texterkennung).
- Metadaten & Standards: Einheitliche Beschreibungen für bessere Recherche (z. B. Dublin Core, EAD).
3. Herausforderungen & Lösungen
- Langzeitarchivierung: Digitale Formate müssen über Jahrzehnte lesbar bleiben (Formatmigration, Emulation).
- Speicherplatz & Kosten: Große Datenmengen erfordern skalierbare Lösungen (Cloud vs. On-Premises).
- Sicherheit & Datenschutz: Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Backups sind essenziell.
- Digitale Signaturen & Verifikation: Prüft, ob Dokumente authentisch sind.
- Zugriffssteuerung: Unterschiedliche Berechtigungen für Bürger, Verwaltung und Wissenschaft.
4. Wichtige Fachbegriffe (Vokabeln)
Archivierung
Langfristige Aufbewahrung von digitalen oder analogen Dokumenten.
Metadaten
Beschreibende Informationen zu Dokumenten (z. B. Ersteller, Datum, Format).
Dublin Core
Standard für Metadaten in digitalen Archiven.
EAD (Encoded Archival Description)
XML-Format zur Beschreibung von Archivbeständen.
Langzeitarchivierung (LZA)
Strategien zur dauerhaften Erhaltung digitaler Dokumente.
Bitstream Preservation
Sicherung der digitalen Dateien in ihrer ursprünglichen Form.
Formatmigration
Umwandlung von Dateiformaten zur Erhaltung der Lesbarkeit.
Emulation
Software-Simulation alter Systeme zur Nutzung veralteter Dateiformate.
OAIS (Open Archival Information System)
Referenzmodell für digitale Langzeitarchivierung.
Erhaltungsplan (Preservation Policy)
Konzept zur Sicherstellung der Verfügbarkeit über lange Zeiträume.
DIP (Dissemination Information Package)
Paket mit archivierten Daten, das Nutzern bereitgestellt wird.
SIP (Submission Information Package)
Eingangspaket für Archivierung (z. B. mit Metadaten).
AIP (Archival Information Package)
Langfristig gespeichertes Archivpaket.
Digitale Signatur
Prüft die Authentizität und Unveränderlichkeit von Dokumenten.
Trusted Digital Repository (TDR)
Zertifiziertes Archiv, das langfristige Speicherung garantiert.
Digital Preservation
Gesamtheit der Methoden zur digitalen Langzeitsicherung.
Hier sind weitere wichtige Fachbegriffe für digitale Archive, die dein Verständnis erweitern können:
Digitalisat
Ein digitales Abbild eines analogen Originals, z. B. ein gescanntes Dokument oder ein digitalisiertes Foto.
Provenienz
Die Herkunft und Geschichte eines Archivguts – gibt an, woher ein Dokument stammt und wer es erstellt oder genutzt hat.
Quelle
Ein Originaldokument oder eine Aufzeichnung, die als Grundlage für Forschung oder Verwaltung dient.
Erhaltungsstrategie
Maßnahmen zur Bewahrung digitaler und analoger Dokumente über lange Zeiträume.
Digitale Migration
Der Wechsel von Daten auf neue Speichermedien oder in neue Dateiformate, um deren langfristige Lesbarkeit zu sichern.
Persistent Identifier (PID)
Ein dauerhafter, eindeutiger Identifikator für digitale Objekte, z. B. DOI (Digital Object Identifier) oder URN (Uniform Resource Name).
Metadatenstandards
Regelwerke zur strukturierten Beschreibung von Archivmaterial, z. B. Dublin Core, EAD (Encoded Archival Description) oder METS (Metadata Encoding and Transmission Standard).
Born-Digital
Dokumente, die ursprünglich digital erstellt wurden (z. B. E-Mails, digitale Fotos), im Gegensatz zu digitalisierten analogen Dokumenten.
Digitale Langzeitverfügbarkeit
Strategien, um sicherzustellen, dass digitale Daten auch in Jahrzehnten noch lesbar und nutzbar sind.
Authentizitätsnachweis
Techniken wie digitale Signaturen oder Prüfsummen, um sicherzustellen, dass ein digitales Dokument unverändert und echt ist.
Emulation
Software, die alte Systeme nachbildet, damit veraltete digitale Formate weiterhin genutzt werden können.
Archivale
Ein einzelnes Dokument oder Objekt innerhalb eines Archivs.
Findmittel
Verzeichnisse oder Datenbanken, die bei der Suche nach bestimmten Archivalien helfen.
Rekord Management (Records Management)
Verwaltung und Organisation von Unterlagen über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung bis zur Archivierung oder Vernichtung.
Archivrecht
Gesetzliche Vorgaben zur Archivierung, z. B. Datenschutz, Urheberrecht und Pflicht zur Langzeitspeicherung von Verwaltungsakten.
Digitale Überlieferung
Das Sammeln, Speichern und Kuratieren digitaler Dokumente, die für zukünftige Generationen erhalten bleiben sollen.
Bit-Rot
Schleichender Datenverlust durch Alterung oder Beschädigung digitaler Speichermedien.
Digitale Bestandserhaltung
Umfassende Strategien, um digitale Informationen technisch und inhaltlich zu bewahren.
Datenmigration
Die Übertragung von Daten von alten auf neue Systeme oder Formate, um deren Nutzung sicherzustellen.
Technische Obsoleszenz
Das Problem, dass Hard- und Software veraltet und nicht mehr kompatibel mit aktuellen Systemen ist.
Digitale Provenienz
Nachvollziehbarkeit der Entstehung, Bearbeitung und Nutzung digitaler Dokumente.
Diese Begriffe helfen dir, tiefer in die Welt der digitalen Archivierung einzutauchen. Falls du weitere Details zu einem bestimmten Begriff brauchst, sag einfach Bescheid! 🚀
5. Fazit
Digitale Archive sind essenziell für Kommunen, um Verwaltungsgeschichte, historische Dokumente und wichtige Unterlagen sicher zu bewahren. Sie erfordern durchdachte Strategien zur Langzeitarchivierung, sichere Speichermethoden und klare Metadatenstandards.