Digitalisierung als Projekt

Wie man in der Verwaltung richtig startet – ohne Perfektionismus.

Digitalisierung in der Verwaltung beginnt oft mit großen Worten, ambitionierten Programmen und dicken Konzeptpapieren. Und endet nicht selten im Alltag mit Frust, Verzögerungen und dem Gefühl, dass eigentlich niemand so richtig weiß, wie man anfangen soll. Dieser Artikel richtet sich an alle, die genau das ändern wollen. Es geht darum, wie man ein Digitalprojekt in einer Gemeindeverwaltung sinnvoll aufsetzt, wie man startet, wie Teams und Rollen aussehen können, wie Ziele formuliert werden sollten, ob agiles Arbeiten möglich ist und wie ein realistischer Projektalltag aussehen kann.

Warum viele Digitalprojekte schon am Anfang scheitern

Viele Projekte scheitern nicht an Technik oder fehlenden Lösungen, sondern am Start. Es wird zu groß gedacht, zu viel auf einmal geplant und zu lange gezögert. Statt ins Tun zu kommen, kreisen Diskussionen um Risiken, Zuständigkeiten und perfekte Rahmenbedingungen. Der Anspruch, alles von Beginn an richtig zu machen, blockiert den Fortschritt.

Digitalisierung ist jedoch kein Zustand, den man einmal erreicht, sondern ein Weg. Wer versucht, diesen Weg komplett vorauszuplanen, bleibt oft schon an der Startlinie stehen.

Der richtige Anfang beginnt nicht mit Software

Ein gutes Digitalprojekt startet nicht mit der Frage, welches System angeschafft werden soll. Es startet mit der ehrlichen Betrachtung des Alltags. Wo hakt es konkret. Wo verlieren Mitarbeitende Zeit. Wo entstehen unnötige Rückfragen. Wo sind Bürgerinnen und Bürger irritiert oder genervt.

Erst wenn ein konkretes Problem klar benannt ist, ergibt sich die passende digitale Lösung fast von selbst. Digitalisierung ist kein Selbstzweck. Sie muss ein spürbares Problem lösen, intern oder extern oder idealerweise beides.

Projektstart mit klarem Fokus

Gerade in kleineren Verwaltungen ist es sinnvoll, Projekte bewusst klein zu halten. Ein klar abgegrenzter Prozess ist besser geeignet als ein umfassendes Vorhaben, das alles gleichzeitig verbessern soll. Ein überschaubares Ziel schafft Orientierung und Motivation.

Hilfreich ist ein kurzer Projektauftrag, der festhält, welches Ziel erreicht werden soll, welchen Nutzen das Projekt bringt, in welchem Zeitraum gearbeitet wird und wer Entscheidungen treffen darf. Dieser Rahmen gibt Sicherheit, ohne unnötig zu bürokratisieren.

Team und Rollen sinnvoll definieren

Digitale Projekte sind keine reinen IT Vorhaben. Erfolgreich werden sie nur dann, wenn Fachlichkeit, Organisation und Technik zusammenkommen. Entscheidend ist nicht die Hierarchie, sondern die Rolle im Projekt.

Bewährt hat sich ein Kernteam mit klaren Verantwortlichkeiten. Dazu gehören in der Regel folgende Rollen:

• eine Person mit tiefer Kenntnis des betroffenen Fachprozesses
• eine Projektverantwortung mit Entscheidungskompetenz
• IT oder Digitalisierungsexpertise intern oder extern
• eine Führungskraft als sichtbarer Rückhalt und Sponsor

Wichtig ist, dass diese Rollen ernst gemeint sind. Projektverantwortung bedeutet Entscheidungen treffen zu dürfen und nicht nur Termine zu koordinieren.

Ziele so formulieren, dass sie helfen

Unklare Ziele sind einer der häufigsten Gründe für Frustration in Digitalprojekten. Aussagen wie wir wollen digitaler werden oder wir modernisieren einen Prozess helfen im Alltag nicht weiter.

Gute Ziele sind konkret, verständlich und überprüfbar. Sie beschreiben nicht nur die technische Lösung, sondern vor allem die Wirkung. Zum Beispiel, dass ein Antrag vollständig online gestellt werden kann oder dass sich die Bearbeitungszeit messbar reduziert.

Ein gutes Ziel gibt Orientierung im Projektverlauf und erleichtert Entscheidungen, wenn Prioritäten gesetzt werden müssen.

Agil arbeiten in der Verwaltung ist möglich

Agiles Arbeiten wird in der Verwaltung oft skeptisch betrachtet. Dabei geht es nicht um Chaos oder fehlende Regeln, sondern um ein pragmatisches Vorgehen in kleinen Schritten. Statt monatelang zu planen, wird in kurzen Abschnitten gearbeitet, getestet und angepasst.

In der Praxis kann das bedeuten, regelmäßig erreichbare Zwischenziele zu definieren, Ergebnisse früh zu zeigen und Feedback ernst zu nehmen. Agil heißt nicht, dass alles offen ist, sondern dass Lernen ausdrücklich erlaubt ist.

Wie der Projektalltag aussehen kann

Ein funktionierender Projektalltag ist meist unspektakulär. Kurze Abstimmungen, klare Aufgaben, sichtbare Fortschritte und regelmäßige Entscheidungen prägen die Arbeit. Statt langer Sitzungen mit vielen Teilnehmenden reichen oft kurze Austauschformate mit dem Kernteam.

Wichtig ist, dass das Projekt Teil des Arbeitsalltags wird und nicht als zusätzliche Belastung wahrgenommen wird. Digitalisierung gelingt dann, wenn sie als Verbesserung erlebt wird und nicht als zusätzliche Aufgabe ohne Mehrwert.

Unvollkommen starten und besser werden

Kein Digitalprojekt startet perfekt. Das ist in Ordnung. Entscheidend ist, dass Verbesserungen möglich sind und genutzt werden. Eine Lösung, die funktioniert und weiterentwickelt wird, ist wertvoller als ein perfektes Konzept, das nie umgesetzt wird.

Mut zur Unvollkommenheit ist kein Zeichen von Nachlässigkeit, sondern von Realismus. Digitalisierung lebt vom Machen, vom Lernen und vom Anpassen.

Fazit

Digitale Projekte in der Verwaltung brauchen keine perfekten Bedingungen, sondern klare Ziele, engagierte Menschen und den Mut, anzufangen. Wer klein startet, Verantwortung verteilt, Ziele klar formuliert und pragmatisch arbeitet, schafft die Grundlage für echte Veränderung. Digitalisierung ist kein Ausnahmezustand, sondern Teil moderner Verwaltungsarbeit.