Der Schreibtisch quillt über, die Inbox blinkt unaufhörlich, und irgendwo liegt noch eine Notiz, auf der steht: Wichtig! Kommt dir bekannt vor? Willkommen im Alltag der öffentlichen Verwaltung. Aber keine Sorge – es gibt einen Ausweg. Mit der Methode Getting Things Done (kurz GTD) und ein paar pragmatischen Ordnungssystemen schaffen wir wieder Überblick und Handlungsspielräume.
Der Grundgedanke: Alles raus aus dem Kopf!
David Allen, der Erfinder von GTD, sagt: Unser Gehirn ist zum Denken da, nicht zum Merken. Deshalb ist der erste Schritt bei GTD: Alles, was im Kopf herumgeistert – To-dos, Ideen, offene Fragen – muss raus. Und zwar in ein zuverlässiges Erfassungssystem: ein digitales oder analoges Posteingangskörbchen. Wichtig: Wirklich alles erfassen, ohne zu sortieren oder zu bewerten.
Was nun?
Die 2-Minuten-Regel und kluge Entscheidungen
Sobald dein Posteingang gefüllt ist, kommt die Verarbeitung. Dabei hilft die 2-Minuten-Regel:
Was in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt.
Diese kleine Regel wirkt Wunder. E-Mails, Rückfragen, kurze Abstimmungen – zack, weg damit. Der Effekt: weniger Ballast, mehr Flow.
Für alle anderen Aufgaben nutzen wir eine einfache Entscheidungslogik…
Die Eisenhower-Matrix:
Priorisieren mit System
Sie ist ein besonders hilfreiches Werkzeug. Du sortierst anhand von zwei einfachen Fragen: „Ist die Aufgabe wichtig?“ und „Ist sie dringend?“
Daraus ergeben sich vier Kategorien:
- Wichtig & Dringend: Sofort erledigen – z. B. Fristen, Notfälle, Probleme mit direkter Wirkung.
- Wichtig & Nicht dringend: Planen und terminieren – z. B. Projekte, Strategie, persönliche Weiterentwicklung.
- Nicht wichtig & Dringend: Delegieren – z. B. Routineanfragen, Unterbrechungen, die andere erledigen können.
- Nicht wichtig & Nicht dringend: Löschen oder ignorieren – z. B. Ablenkungen, unwichtige E-Mails, endloses Scrollen.
Die Eisenhower-Matrix hilft dir also, bewusste Entscheidungen zu treffen – und das Chaos zu sortieren.
Dieses Raster zwingt uns dazu, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren – und nicht nur dem lautesten Schreihals hinterherzurennen. Es hilft auch, sich gegen „vermeintliche Dringlichkeit“ abzugrenzen, die oft gar keine ist.
Ordnung muss sein
– aber smart!
Ein GTD-System funktioniert nur, wenn es verlässlich und wartbar ist. Deshalb hier ein pragmatisches Setup für deinen Büroalltag:
1. Ein zentraler Eingangskorb
Für alles – egal ob physisch (Posteingangsschale) oder digital (Outlook-Inbox, OneNote, E-Akte). Wichtig: regelmäßig leeren und verarbeiten!
2. Ein „Warten auf“-Ordner
Für delegierte Aufgaben oder Vorgänge, bei denen du auf Antwort wartest. Einmal pro Woche durchsehen, um nichts zu vergessen.
3. Eine strukturierte Aufgabenliste
Am besten thematisch sortiert: Rückrufe, Hauspost, DMS-Kram, Besprechungsvorbereitung. Tools wie Todoist, Trello oder ein schlichter Block funktionieren – Hauptsache: aktuell, klar und nicht zu lang.
4. Der Wochenrückblick
Einmal pro Woche 30 Minuten einplanen, um das System zu pflegen: Inbox leeren, Aufgaben aktualisieren, neue Prioritäten setzen. Wer GTD lebt, arbeitet nicht „ab“, sondern entscheidet bewusst, was er nicht tut.
Rebellischer Bonus-Tipp:
Verbanne die Daueraufgabe „E-Mail“
E-Mails sind kein Notrufkanal. Checke sie maximal zwei- bis dreimal täglich – nicht ständig. Lege klare Regeln fest (z. B. „Antwort innerhalb von 24 Stunden“) und gib sie auch offen an Kolleg:innen weiter. So gewinnst du Zeit für echte Arbeit
Fazit:
Getting Things Done ist keine Raketenwissenschaft – sondern eine Haltung. Entscheidend ist nicht, wie viele Tools du nutzt, sondern wie konsequent du deine Aufgaben im Blick behältst und deinen Kopf freihältst. Ordnung ist kein Selbstzweck, sondern die Grundlage für gutes Arbeiten in einer oft chaotischen Verwaltung.
Los geht’s – rebellisch, aber organisiert.