Einführung eines DMS in der kommunalen Verwaltung

Markus Pooch berichtet aus der Praxis – locker, ehrlich und mit einem Augenzwinkern. Der folgende Text orientiert sich an meinem Vortrag auf dem ITV.SH Forum 2025 und stellt die Inhalte der Folien im Stil eines Blogbeitrags dar.

Die Folien findet Ihr hier: Foliensatz
Öffnet Euch den am Besten und lest dazu diesen Blogpost parallel, dann ist das Ganze wahrscheinlich recht gut verständlich.

Folie 1: Hilfe, wir bekommen DMS!!!

So hab ich den Vortrag angefangen – mit einem leichten Schmunzeln, aber durchaus ernst gemeint. Denn wenn die Verwaltung eine e-Akte einführt, ist das mehr als ein bisschen Technik – es ist ein Kulturwandel. Und der beginnt nicht bei der Software, sondern bei uns selbst.

Folie 2: Aufbau

Ich hab euch versprochen, dass es heute keine öde Vorlesung wird. Stattdessen gibt’s einen Einblick in die Praxis, ein paar schmerzhafte Erkenntnisse, hoffentlich hilfreiche Tipps und natürlich zum Schluss die Möglichkeit, euch mit mir zu vernetzen. Lasst uns loslegen.

Folie 3: Wer bist denn Du? Markus Pooch?

Na klar, ich hab mich auch vorgestellt: Verwaltungsrebell, Techniknerd, Digitalisierungsbeauftragter. Ich bringe nicht nur 15 Jahre CIO-Erfahrung mit, sondern vor allem den Wunsch, Verwaltung neu zu denken. Mit Herz, Hirn und Humor.

Folie 4: Definition DMS

Damit wir alle vom Gleichen sprechen: Ein DMS ist nicht einfach eine Dateiablage. Es ist ein zentrales Werkzeug, um unsere Dokumente sinnvoll zu organisieren, sicher zu archivieren und nachvollziehbar zu bearbeiten. Und ja, ich hab mir die Definition von ChatGPT geschnappt – weil sie einfach gut ist.

Folie 5: Warum überhaupt ein DMS?

Kennst du das? Netzlaufwerke, auf denen sich Dokumente stapeln wie Geschirr in der WG-Küche. Nichts ist auffindbar, keiner weiß, wer was zuletzt geändert hat, und man druckt mehr aus, als man sollte. Das DMS bringt Ordnung ins Chaos – zumindest wenn man es richtig macht.

Folie 6–8: Was ein DMS ist – und was nicht

Ein DMS ist wie ein Schweizer Taschenmesser für die Verwaltung. Es ist strukturiert, sicher, nachvollziehbar und kann mit anderen Anwendungen sprechen. Aber – und das ist wichtig – es lebt vom gemeinsamen Verständnis. Ein DMS ist keine Zaubersoftware, die alles automatisch richtig einsortiert. Wir müssen es gemeinsam einführen, verstehen und pflegen.

Folie 9-10: Grundlegendes

Das Verständnis von einer Aufgabe kann unterschiedlich sein und es kann zu Missverständnissen kommen. Baut also ein Team zum Realitätscheck, wechselt die Perspektive und betrachtet Eure Entscheidungen auch aus Usersicht oder fragt den User direkt.

Folie 11–14: Erste Schritte und der Aktenplan

Der Aktenplan ist das Rückgrat. Kein DMS ohne vernünftige Struktur. Nicht jeder Aktenordner darf ‚2025‘ heißen – da verlierst du dich schneller als in einem IKEA-Lager. Suchfunktion, Favoriten und Mitdenken sind die neuen Superkräfte. Und ganz wichtig: Der Aktenplan wächst mit, wenn wir ihn pflegen.

Folie 15–17: Rechte, Rollen und Funktionen

Nicht jeder darf alles – und das ist auch gut so. Über Rollen und Gruppen lässt sich gut steuern, wer welche Dokumente sehen oder bearbeiten darf. Revisionssicherheit, Protokollierung und Datenschutz sind keine Kür, sondern Pflicht. Und: Dokumentation und Schulung gehören zur Einführung dazu.

Folie 18–21: Posteingang und Stapel

Ja, auch der gute alte Posteingang muss mitgedacht werden. Papier wird gescannt, verteilt und abgelegt – am besten strukturiert. Auch E-Mails gehören in den Blick. Und klar: Nicht alles muss in die Akte. Aber was rein soll, das bitte sauber.

Folie 22–24: Fachverfahren und Bestandsakten

Welche Fachverfahren binden wir an? Wer gibt den Ton an – DMS oder Fachsoftware? Und was machen wir mit alten Akten? Alles scannen? Nur ab Stichtag digital weiterarbeiten? Wichtig ist: Klarheit schaffen. Und sich vorher Gedanken machen.

Folie 25: Achtung Scan!

Scannen ist erlaubt – aber nicht alles darf einfach entsorgt werden. Verträge und Urkunden müssen im Original aufbewahrt werden. Was hilft? Die TR-RESISCAN vom BSI. Einfach mal reinschauen.

Folie 26–27: Und nun?

Jetzt seid ihr dran. Bildet ein Team, sucht euch das passende System, schreibt euer Manifest – und bleibt nicht allein. Netzwerkt, lernt voneinander, und vor allem: Dokumentiert von Anfang an. So lebt ihr bald glücklich in der DMS-Matrix.

Folie 28: Kontakt & Ausblick

Wer jetzt noch Fragen hat – einfach melden! Egal ob per Mail, Mastodon oder über meinen Blog. Und denkt dran: Nach der Aufbewahrungsfrist geht’s ab ins Archiv – aber das ist eine andere Geschichte.